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番茄工作法

前言:

  这是一种时间管理法,在1980年代由Francesco Cirillo创立。该方法使用一个定时器来分割出一个一般为25分钟的工作时间和5分钟的休息时间,而那些时间段被称为pomodoros,为意大利语单词 pomodoro(中文:番茄)之复数。

  我是在大三的时候知道这个方法的,当时是我之后入职第一家公司的老板,在学校面试我的时候告诉我的。当时留意了下便回宿舍查了查。从那开始,就断断续续的使用在日常的工作中,配合敏捷开发在评估task point时非常好用。

步骤:

  1. 决定待完成的任务
  2. 设定番茄工作法定时器至 n 分钟(通常为25分钟)。
  3. 持续工作直至定时器提示,记下一个番茄。
  4. 短暂休息3-5分钟。
  5. 每四个番茄,休息15-30分钟。

原理:

  番茄工作法的关键是规划,追踪,记录,处理,以及可视化。在规划阶段,任务被根据优先级排入今日代办计划中。 这允许用户预计每个任务的工作量。当每个番茄时结束后,成果会被记录下来以提高参与者的成就感并为未来的自我观察和改进提供原始数据。

  番茄时意指每个工作时段的时长。当任务完成后,所有番茄计时器剩下的时间会被用于过度学习。短休息时间可以辅助达到心理学上的同化作用,3-5分钟的短休息间隔开每个番茄工作时段。四个番茄工作时组成一组。一个15-50分钟的长休息间隔开每组作业。

  这一时间管理技术的本质目的是减少内生和外在的干扰对意识流的影响。一个单位的番茄工作时不可再细分。当在番茄工作时中被打断的情况下,只可能有两种情况:干扰的活动被推迟(告知 - 协商 - 安排日程 - 回访),或者当前的番茄工作时废弃,必须重新开始。

实践:

  番茄工作法主张劳逸结合,即每个番茄钟之间,让大脑进行5分钟的充分休息;每4个番茄钟之后,让大脑进行15-30分钟的阶段性休息。

  番茄钟期间的目标是专注的高质量工作,休息期间的目标是专注的高质量放松。这与敏捷项目管理理念一脉相承,敏捷强调工作步调可持续,不赞同过渡工作。因为,长期来看,团队恢复加班所需要的代价远远大于加班所产生的短期速率提升。

  不要在番茄钟进行中切换活动。如果番茄钟进行一半时当前活动已完成,就用剩下的时间进行“过度学习”,即达到熟练程度后,继续学习或练习。

  第一,敏捷是建立在精益的基础之上,精益的头条原则就是“消除浪费”。切换活动本身会造成浪费,这也是为什么敏捷项目强调人员不做复用,项目成员全职在一个项目上工作的本质原因;

  第二,敏捷强调限制半成品(WIP)。利特尔法则说明,做事情的持续周期时间=WIP/吞吐量,如果WIP过多,工作持续的周期时间只会更长,而非更短。这时,应该“停止启动,聚焦完成”。

  所以,最重要的是,做事情要一心一意。不要仅仅去追求做更多的事情,而要追求高质量工作的状态,产生心流、提高效能。心流是人在注意力高度集中时,会进入全情投入的忘我状态,从而忘却时间的流逝,同时体验到巨大的愉悦与充实。

  计算并记录平均每项活动花费的番茄钟数,可以让我们看到,哪项活动花费的番茄钟数过大,可能需要我们将其拆分为更小、更易于管理的部分。对比敏捷,一个用户故事至少需要在一个迭代周期内完成,如能在2-3天内完成的用户故事颗粒度应该说是最合适的。过大或过小的用户故事都不利于管理和横向比对。

  同时,还需要计算并记录一项活动在活动清单停留的平均时间。在敏捷项目管理中,工作项从放入待办到完成的时间,即经历待办、分析、开发、测试、已完成的时间,定义为前置时间lead time。通过记录所有工作项的前置时间状况,研究高前置时间工作项,最终才能找出降低前置时间的方法,提高工作项的流动性和交付速率。

  番茄工作法主张尽量不要因为中断影响当天的迭代活动,而建议用稍后的番茄钟重新计划中断事件。当发生中断时,在今日待办下方“计划外紧急”填上一行,然后在今日待办当前活动右边画一个符号(撇号’代表内部中断、减号-代表外部中断),并继续完成当前的番茄钟。如果中断无法阻止,当前番茄钟作废不能算数,需要扭转新的番茄钟代替它。

  对比敏捷项目管理,当有临时需求插入当前迭代执行,应将该紧急事项在看板的一个单独泳道进行处理,紧急事项不算入该列WIP,但其优先级高于正常事项。团队应控制紧急条目的数量,建议同一时刻只能有一个紧急条目。如果紧急条目超过1个,则团队需要反思回顾如何减少紧急条目,保证迭代计划任务正常进行。

  当将活动添加入待办事项时,需要预估该项活动所需的番茄钟数,用相应数量的小方格来代表预估番茄钟数;当完成一个番茄钟时,在当前活动右侧的小方格里画一个×,如果完成了一项活动,在表格中则可以划掉该项活动。如果活动执行完成发现预估偏差,则可以采用圆圈表示二次预估,三角表示三次预估,同时形成记录表格,记录预估的误差和重估的次数。通过持续的预估和修正,不断精进预估的准确性,提升对该项方法的掌握度和熟练程度。

  还可以采用进度表格进行记录、总结与回顾。每天早上,当选择某项活动并填入今日待办时,在进度表格相应方格中画一个圈,位置在当天日期那一列,所选择的活动那一行;当天工作结束做每日回顾时,如果某项活动完成了,就在它的圆圈里画一个星星。一段时间后,如果看到很多空圈,表示你总是高估自己所能兑现承诺的能力;如果某个活动有许多空圈,则可能需要分解它。